佐久穂町役場の庁舎内で使用している電子記録媒体(USB メモリ)が庁舎内で紛失し、個人情報を含むデータが外部に流出した可能性を完全に否定できない事案が発生しました。関係の皆様及び町民の皆様に多大なご迷惑をおかけすることになりましたことを深くお詫び申し上げます。
再びこのような事態が起こらぬよう、情報及び情報記憶媒体の適正な管理を徹底し、必要な対策を講じて、再発防止に努めてまいります。
1 概要・経過
令和 5 年 10 月 4 日(水)に、住民税務課の職員から町税の口座振替業務を行うために使用している USB メモリが紛失しているとの報告がありました。同職員からの報告によると、令和 5 年 9 月 27 日(水)に町税の口座振替業務を行った際に USB メモリを使用し、その後職場のキャビネットで保管していたつもりでしたが、令和 5 年 10 月 3 日(火)に所定の場所にないことを確認しました。その後、捜索を行っていますが、発見に至っていません。
紛失した USB メモリには、4,138 名 4,740 件の口座情報(金融機関名、支店名、口座番号、口座名義等)、口座振替額が保存されています。なお、USB メモリにパスワード設定はされていませんでした。
現時点では、USB メモリの紛失による当該個人情報の不正使用や第三者への被害などの事実については確認されていません。
2 関係者への対応
個人情報が漏洩する可能性のある 4,138 名に対しては、令和 5 年 10 月 9 日（月）に、状
況の説明と謝罪の文書を発送しました。
3 再発防止策
再発を防止するために、次の対策を徹底します。
ア USB メモリは、パスワード等のセキュリティ機能があるものを使用すること。
イ USB メモリを使用する場合には、使用管理簿に記入すること。
ウ 使用後は USB メモリ内のデータを削除すること。
エ USB メモリは施錠可能な引出し等に保管し、施錠すること。