このたび、健康づくり課において、業務に関わる町民の個人情報を保存した公用ＵＳＢメモリーを紛失する事案が発生しました。
皆様には、多大なるご迷惑をおかけしたことを深くお詫び申し上げますとともに、再発防止に努めてまいります。
また、身に覚えのない者からの不審な手紙やハガキが届くこと等がありましたら、お手数ですが相談窓口までご連絡いただきますようお願いいたします。
１ 概要
(1) 発覚の日時
令和５年８月３１日（木）１５時頃
(2) 経緯
８月３１日（木）１５時頃に健康づくり課職員が当該ＵＳＢメモリーを使用するため保管場所を開けたところ、当該ＵＳＢメモリーがないことに気付きました。そのため、当該ＵＳＢメモリーを最後に使用したと思われる同課の他の職員に確認したところ、前日の８月３０日（水）に使用し、１７時３０分頃に保管場所に戻し、帰宅していたことがわかりました。その後、執務室内を捜すとともに課内職員への確認を行いましたが発見には至りませんでした。翌日以降も執務室内を数回確認し、捜索範囲を健康増進センター全館や公用車内にも広げ、また、最後に使用したと思われる職員の自宅や自家用車内も捜しましたが、現在まで発見には至っていません。
２ 漏えいのおそれのある個人情報
新型コロナワクチン接種済者等約１３，４００人分（転出、死亡者含む。）の、住所、氏名、生年月日、性別、接種履歴等
３ 発生原因
使用管理簿等を用いた管理が行われていなかったことや、ＵＳＢメモリーを鍵のかからない脇机引き出しで保管するなど、適正な管理がなされていなかったことによるものです。
４ 二次被害のおそれの有無
現在のところ二次被害の報告は入っていません。
５ 相談窓口
相談窓口を設置しています。
６ 再発防止策
職員に対し、改めて関係規定の遵守の徹底をするとともに、ＵＳＢメモリー等の外部記憶媒体の取扱方法を次のとおり全庁で強化します。
- 保管は施錠可能な場所とし、所属長が管理します。
- 職員が使用又は返却する際は、使用管理簿に記入した上で、所属長の確認を得ることとします。
- ＵＳＢメモリーは一時記憶媒体として使用し、使用した後は保存データを削除します。
- ＵＳＢメモリーを暗号化対応型のものに切り替えます。
- 指定した業務以外でのＵＳＢメモリーの使用を禁止します。
○ 不審な者からの連絡や訪問、手紙・ハガキ等が届き身に覚えのない料金の請求をされたなどといった場合は、下記の相談窓口又は、最寄りの警察署にご相談くください。