本学学生の保護者を対象とするリモート個別面談の申し込み時にご入力いただいた個人情報が、6日間にわたって教職員以外でも閲覧できる状態にあったことが判明いたしました。なお、現時点では第三者による当該個人情報の悪用等の事実は確認されておりません。
この度の事態により、個人面談を希望し個人情報を入力された保護者の皆様、学生の皆さま、ならびに関係各位におかれましては、多大なるご迷惑とご心配をおかけしましたことを深くお詫び申し上げます。
１． 経緯
2023年10月5日（木）9時30分頃、本学体育学部の教員が、保護者を対象としたリモート個別面談の基本情報が記入されたスプレッドシート（ネットワーク上のファイル）のURLを自身の担当する授業のレポート課題のURLと取り違えて掲載し、授業支援システム「Open LMS」上に公開してしまいました。当該教員は直後に誤掲載に気づきURLを修正したものの、情報の更新を自動的に知らせる通知メールが同システムから当該授業の履修者63名に既に送信されていました。そのメール本文中にスプレッドシートのURLが記載されていたことから、同スプレッドシートがロックされた11日（水）10時までの６日間にわたって、教職員以外でも閲覧・ダウンロードできる状態にありました。
本件は、14日（土）にリモート個別面談の委託企業から、既にロックされているスプレッドシートのURLに教職員以外から不審なアクセスがあった可能性があるとの連絡が入ったことから、聞き取りも含めた詳細な調査を開始し、経緯が判明いたしました。
２． URLの誤掲載で閲覧可能となった個人情報の内容
保護者対象のリモート個別面談を申し込まれた440名の①学生氏名②学生証番号③申込者氏名④申込者メールアドレス⑤申込者電話番号⑥特に面談したい内容⑦面談をしたい具体的事項
３． 対応
2023年10月5日（木）、当該教員が授業支援システム上にプレッドシートのURLを公開した約15分後に誤りに気付き、直ちにシステム上からURLを修正しました。また、6日（金）と17日（火）の2回、履修学生63名に対し、ファイルをダウンロードしている場合は削除するようメールにて通知しました。さらに、19日（木）の授業時間帯に当該教員と管轄部署が改めて履修学生にお詫びと説明を行うと同時に、個人情報保護への協力について要請しました。また、該当者に対し、お詫びと状況説明のための連絡をいたしました。
４． 再発防止に向けた今後の取組
本学では、「東海大学情報セキュリティポリシー」に則り、情報資源や個人情報などの適切な管理に努めてまいりましたが、この度の事態を重く受け止め、教職員への通達や研修等を通じて情報資源の管理徹底と個人情報の取り扱いについて、より一層の意識向上を図り、再発防止に取り組んでまいります。