当会が住吉区役所からの委託事業・つながりの場づくり推進事業（子ども文化事業）において受付フォームの設定ミスにより参加者の個人情報が閲覧できる状態となりました。参加者の方をはじめ関係者の皆様に多大なご迷惑をおかけし、市民の皆様の信頼を損ねてしまいましたことを深くお詫び申しあげますとともに、今後このようなことがないよう再発防止に努めてまいります。
１．概要
住吉区役所からの委託事業・つながりの場づくり推進事業（子ども文化事業）において、Googleフォームズからの申込受付を行った。その際使用したGoogleフォームズの設定画面において「結果の概要を表示する」がONになっていることに気づかず運用したため、送信ボタンを押した後に表示される画面内の「前の回答を表示」というボタンを押した場合に、当該フォームにすでに申込していた参加者および保護者の個人情報を含む回答結果の一覧が閲覧できる状態にあったということが、令和5年11月8日（水）、弊支部協議会インスタグラムのダイレクトメッセージに参加申込をした保護者よりコメントがあった。令和5年12月2日（土）に、インスタグラムを確認したところ、当該コメントを発見し、事実を認識したものである。
２．判明日時
令和5年12月2日（土）午前5時
３．流出した個人情報（10組27名）
参加者氏名、学年、性別
保護者氏名、電話番号、メールアドレス
４．判明後の対応
令和5年12月2日（土）午前5時10分 「結果の概要を表示する」をOFF
午後4時19分 支部協議会事務局長へ報告
令和5年12月3日（日）午前11時50分 住吉区役所教育文化課へ口頭で報告
午後1時00分 事業開始時に出席者7組18名に状況を説明し、謝罪
午後5時00分 欠席者3組9名に電話で個別に状況を説明し、謝罪
５．原因
フォームを作成した際、職員が回答完了後の動作確認を行っていなかったため
「結果の概要を表示する」がONになったことが確認できなかった。
６．再発防止策
- フォームを作成後、業務責任者を含め複数名の職員によるダブルチェック等、入力から回答完了後までの動作確認を行う。
- チェックリストを用いたチェック体制の構築・運用を行う。
- 今後、同様の事象が発生した際には、速やかに発注者への報告を行う。
- 個人情報保護の研修を実施し、職員一人一人が個人情報の大切さを認識し、個人情報を適切に取扱う。