2023年11月11日付「採用応募者様の個人情報が閲覧できる状態になっていたことに関するお詫び」(https://ssl4.eir-parts.net/doc/4018/tdnet/2360564/00.pdf)にて公表いたしました件について、その後の調査を通じて確認した事実関係及び再発防止策等をご報告いたします。
2023年11月8日に、当社コーポレートサイトの設定不備により、2019年5月1日から2023年4月14日までの間、当社のコーポレートサイトの採用応募フォーム(変更前の応募サイト)から中途採用に応募いただいた、履歴書および職務経歴書が閲覧可能となっている可能性があることを確認いたしました。直ちに対処を行い、2023年11月10日に、これらの書類は閲覧できない状態であることを確認しております。現時点において、履歴書および職務経歴書の不正利用等は報告されておりません。
本事案について、一般財団法人 日本情報経済社会推進協会(JIPDEC)に報告いたしました。
対象となられた皆さまには多大なご迷惑とご心配をお掛けいたしましたこと、深くお詫び申し上げます。
1.本事案の概要と経緯
2023年11月８日に、インターネット上で履歴書および職務経歴書のファイルが閲覧可能となっている旨のご連絡をいただきました。
これを受け、直ちに調査を開始したところ、当該資料が、当社コーポレートサイトのフォルダに格納されておりましたが、そのフォルダが誤って「公開」の設定になっていることを確認し、直ちに対処するとともに、2023年11月10日に、これらの書類がすべて閲覧できない状態であることを確認いたしました。
今回問題となった採用応募フォームは、2019年5月1日から2023年4月14日までの間、運用されており、この期間に応募いただいた履歴書および職務経歴書が閲覧可能となっている可能性があることを確認いたしました。
（１）閲覧を確認した又は閲覧のおそれがある情報
a）応募者様の数
閲覧のおそれがある応募者様の数（※106名）※2023年11月11日付公表の108名の中に、2名の重複がありました。
b）情報の内容
履歴書および職務経歴書に記載された応募者様の情報、職務経歴など。
（２）発生原因
今回問題となった採用応募フォームは、外部ツールを利用して、制作していました。本外部ツールは、採用応募フォームに添付して送信したファイル（履歴書および職務経歴書のファイル）をフォルダに配置するようになっており、外部ツールの仕様の理解不足から、このフォルダが誤って「公開」の設定になっていました。さらに、外部公開されているフォルダにファイルを保管し続けておりました。
この結果、インターネット上で履歴書および職務経歴書のファイルが閲覧可能となっていました。
2.再発防止策と今後の対応
（１）再発防止策
今後、ウェブサイト制作において、以下のルールを周知徹底するとともに、ルールが厳守されていることを監視・点検し、今回のような事案が決して再発しないよう、取り組んでまいります。
・外部ツールの利用の有無、利用目的の明確化、責任者による利用承認
・制作したウェブサイトから入力された取扱情報および格納場所の明確化
・取扱情報の公開・非公開の確認および、責任者による妥当性の承認
当社内部における、採用応募の手順を見直し、当社コーポレートサイトからの応募書類（履歴書・職務経歴書など）は、直接メールで受け取るようにいたします。コーポレートサイト以外からの応募書類については、指定のツールやサイトを介し、受け取るようにします。受け取った応募書類は、人事関係者だけが非公開の場所で取り扱うように徹底し、採用活動が完了した応募書類は、直ちに破棄するとともに、責任者が監視・点検してまいります。
（２）閲覧を確認した又は閲覧のおそれがある応募者様への対応
現在までに閲覧を確認した又は閲覧のおそれがある応募者様につきましては、書面にてご連絡を差し上げます。