去る2023年8月7日にホームページにて公表のとおり、本学がキャリアカウンセリングを委託する株式会社東京海上日動キャリアサービス（以下、「TCS」）において個人情報管理における不適切な取り扱いが発覚し、調査と対応を進めております。
皆様に多大なご心配、ご迷惑をおかけしておりますことを心からお詫び申し上げます。今回のような事態を招いた事実を厳粛に受け止め、再発防止に全力で取り組んで参ります。
本件に関わる事実関係等につきまして、以下の通りご報告いたします。
1．本件に関わる事実関係
本学千葉キャンパス就職支援室にて学生のキャリアカウンセリングを実施するTCSのキャリアカウンセラー1名が、キャリアカウンセリング面談時の手書きメモの一部を自宅へ持ち帰り、手書きメモの裏面を再利用して自宅外に持ち出したものを飲食店に遺失しました。これを拾得された第三者から、2023年8月3日に本学へご連絡を頂いたことにより判明したものです。
このことを受け、本学およびTCSにて、実際に外部流出した手書きメモおよび流出の可能性のある手書きメモを特定し、漏えいを確認された方、漏えいした可能性のある方への書面でのご連絡を2023年8月17日より順次行っております。
なお本学、TCSそれぞれで本件につき個人情報保護委員会へ報告をしております。
2．調査結果の概要
本学千葉キャンパスにおいて、当該キャリアカウンセラーによるキャリアカウンセリングは、2018年4月19日から2023年7月20日までの期間行われ、面談者の一部の手書きメモが外部に持ち出されたこと、もしくは持ち出された可能性があることが確認されました。なお、当該キャリアカウンセラーによるキャリアカウンセリングは、2023年7月20日をもって終了しております。
（1）個人情報の概要（注1）
- 氏名（の一部）、学籍番号（の一部）、携帯電話番号等の情報
- キャリアカウンセリング面談日、志望先、採用面接の状況、応募シートの添削内容等のキャリアカウンセリングに関わる情報
（2）対象者数
- 外部に持ち出され、実際に第三者が取得したことが確認されたもの：12名
- 2023年8月17日までの時点で本学において手書きメモの現物が確認できないもの：807名（注２）
（注１）面談によって記載のなかった情報もあります。
（注２）これには手書きメモをとっていない面談も含まれます。
現時点では、第三者に取得された情報を悪用等された事実は、本学およびTCSでは確認されておりません。改めまして、ご自分の就職のご相談にいらして頂いた学生・卒業生の皆様、ご家族の皆様、本拾得物をご提供頂いた方、ならびに本件により図らずもご迷惑を被られた方々に心よりお詫び申し上げます。
3．今後の対応
実際に面談記録が外部流出し漏えいの確認された方、漏えいの可能性のある方へ、本件の事実経緯、ご本人の漏えいもしくは漏えい可能性のある個人情報の内容、万一、ご不安やご不明な点がある場合のお問い合わせ窓口の連絡先について、書面でのご連絡を2023年8月17日より順次行っております。
4．再発防止策
（1）全キャリアカウンセラーに対し、個人情報の研修を8月中に実施し、情報管理の重要性について改めて意識の徹底を図ります。
（2）キャリアカウンセリング面談時の手書きメモは、面談を終えたら即時システム入力し、当日中に裁断廃棄することをダブルチェックいたします。
（3）本学、TCS双方でキャリアカウンセリング業務の流れについて定期的にチェックを実施いたします。
（4）面談記録に関わる管理プロセスの見直しによる、情報のトレーサビリティを含む管理の強化や、これに関する定期的なモニタリングを実施して参ります。
本学、TCSともに、今回のような事態を招いた事実を厳粛に受け止め、再発防止に全力で取り組んで参ります。