情報漏えいの可能性がある方に対しましては、個別でお詫び及びご説明の文書をお送りしております。
また、文書中のございます別紙の内容は以下の通りです。
【経緯】
令和5年5月26日（金）に、「ボランティア登録情報がインターネット上で閲覧可能になっている」とのご指摘を外部から受け、事実関係を調査いたしましたところ、令和3年度にアップロードしたチラシに掲載したボランティア登録用QRコードのリンク先からある項目をクリックすると、回答者情報が閲覧可能となっていたことが判明しました。
【原因】
令和3年度当時、本会ホームページ（以下、HP）で、「令和3年度ボランティア保険案内」チラシを「ボランティア事業」ページ及び「お知らせ」ページに公開する準備をしておりました。公開前にリンクのミスに気付き、チラシの修正や本会HPの「ボランティア事業」ページには修正済みチラシをアップしました。しかし、「お知らせ」ページのチラシについては差替えができておらず、閲覧できる状態のまま公開しておりました。窓口での登録や、新規登録者への呼びかけについては修正したチラシや「ボランティア事業」ページを使用していたため、発覚が遅れました。
【閲覧の可能性がある範囲】
・閲覧の可能性がある期間（情報が閲覧できる状態だった期間）
令和3年4月1日～令和5年5月26日
・閲覧の可能性のある人数 47６名
・閲覧の可能性の元となったデータについて
那覇市ボランティア・市民活動センターのボランティア個人登録用フォームから登録された情報
・閲覧の可能性のある個人情報について
氏名、生年月日、住所、電話番号、メールアドレス、活動マッチングに関する事項等
【判明後の対応】
令和5年5月26日に速やかに、登録フォームの非公開化などを行うとともに、法人として原因究明などの調査や対応の検討を開始しました。これまでに、該当するフォームやHPを抹消するなど、本事案における更なる漏えいを発生させない措置は完了しております。
漏えいの可能性のある方に対して、文書またはメールにより経緯を説明し、謝罪致しました。
なお、これまでに情報の流出及び、不正使用等の事実は確認されておりませんが、今後とも漏えいの可能性のある方に対して、誠意ある対応を行ってまいります。
【再発防止に向けて】
本会としましては、今回の個人情報漏えい事案は、重大な問題として認識しております。
最初のチラシ作成、HP掲載時、修正作業、各段階での複数の現場担当者及び管理職による確認を怠っておりました。その結果、外部から指摘されるまで、約2年2か月もの長期間、外部から閲覧可能な状態となっておりました。
今回の事案及びその問題点と再発防止策を全職員間で共有し、改めて、個人情報に関する管理方法について、徹底してまいります。
また、再発防止策として、情報掲載時において、現場・管理職による複数名での確認、毎月1回定期的に、ホームページを担当者がチェックし、管理職に報告するなどの体制を構築いたしました。
本会では、これらの手段を講じて同様の事案の再発を防止するよう努めて参ります。