この度、学内で利用するクラウドサービス（Microsoft Teams）（以下「Teams」という。）内に保存されていた個人情報等が含まれたファイルの一部について、情報共有者の限定やパスワードの設定を行っていなかったことから、担当者のみが共有すべき情報が、本学構成員（本学からアカウントが付与されている学生及び職員）にも閲覧可能な状態（最も古いものは令和２年４月から閲覧可能）であったことが確認されました。
閲覧可能な状態であったファイル
① 担当者のみが共有すべきファイル（会議資料、大学院入試関係資料等）
304 件
② ①のうち個人情報（氏名、メールアドレス、成績情報等）が含まれるファイル
273 件（901 名分〔琉球大学学生436 名、職員67 名、その他398 名〕）
このような事態を招き、関係する皆さまに、ご迷惑とご心配をおかけしたことを深くお詫び申し上げます。
閲覧可能な状態であったファイルは、本学管理者によって昨年１０月１１日までに当Teams 担当者以外が閲覧できないように措置を講じました。
これまでのところ、当該個人情報等が不正に使用された事実や学外への漏えいは確認されておりません。
なお、閲覧可能な状態であった一部の大学院入試関係資料には試験問題も含まれていたため、入試の公平性・公正性に鑑み、当該大学院入試について精査を行いましたが、本資料が不正に使用された事実は確認できず、合否判定については変更しないという取扱いといたします。併せて、平穏な教育研究環境に影響が生じることを避けるため、当該大学院の研究科名等の公表は差し控えさせていただきます。
個人情報が閲覧可能な状態となっていた皆様及び大学院入試問題が閲覧可能であった当該研究科の受験生の皆様には、書面等にて状況をご説明し、ご迷惑をおかけしたことについてお詫び申し上げたところです。
本学では、今回の事態を受け、情報管理の一層の強化を図り、再発防止に全力で取り組んでまいります。