この度、町民保険課住基年金係におきまして、住民の氏名及び住所等の個人情報を含むデータを誤送信する事案が発生いたしました。
このような事態を発生させ、皆さまには多大なるご不安とご迷惑をおかけすることとなり、心からお詫び申し上げますとともに、町民の皆さまの信頼を損なうこととなりましたことを深く反省し、全庁体制にて再発防止に取り組んでまいります。
1 概要
令和４年１１月２９日に住民A氏から住民登録についての問い合わせがあり、同日、問い合わせについての回答を電子メールで行い、参考資料を添付して送付した。その際、参考資料として添付すべき届様式ではなく、住民異動関係の見出しとして管理している個人情報を含むファイルを誤って添付し送付した。
令和５年１月３日に住民A氏が返信メールを開封し確認した際、送付された内容の誤りに気づき、当町にメールにて連絡。
令和５年１月４日に職員が、住民A氏からのメールを確認し誤送付が発覚、同日、直ちに住民A氏にお詫びのうえ削除依頼し、削除した旨の確認をおこなった。
2 漏えいした個人情報
住民異動届の令和４年４月１日から令和４年７月１３日受付分 ６７５名の氏名、住所、世帯主名、異動事由、世帯員の一部の名
3 漏えいの原因
送付すべきであった「住民異動届様式」と今回誤送付した「住民異動届見出し」のファイルは本来、違うフォルダに保管、管理されている。しかしながら、職員が報告物作成のため「住民異動届見出し」のコピーをデスクトップに保存しており、それを誤って送付した。
メールに添付したファイルの確認が不十分であったことが原因である。
4 今後の対応
今回の事態を重く受け止め、今後このような事態が発生しないよう電子メールの送信にあたっての確認事項を含め、改めてセキュリティーポリシーの遵守徹底を図るとともに、個人情報を含む電子ファイルの適正な保管、管理等、今一度、個人情報の取扱いについて見直し、再発防止に取り組んでまいります。
また、該当する方々へは、文書にて説明のうえ、謝罪することとしております。