県では、特定非営利活動促進法に基づき特定非営利活動法人（以下「NPO法人」という。）から毎事業年度提出される事業報告書等について、県民生活課及びやまぐち県民活動支援センターにおいて閲覧に供するとともに、内閣府が運営するNPO法人ポータルサイト（以下「ポータルサイト」という。）に掲載し、公表しているところです。
この度、非公開とすべき個人の住所について、誤って閲覧請求者に公開した事案、及び、ポータルサイトに誤掲載していた事案が判明しましたので、下記のとおりお知らせします。
1 事案の概要
○4月5日（金曜日）に、閲覧請求者が県民生活課内においてNPO法人（1法人）の書類を閲覧していたところ、一部の役員名簿における役員の住所が黒塗りされておらず、閲覧できる状況になっていた。
○当該事案を受け、4月6日（土曜日）から4月8日（月曜日）にかけて、過去の閲覧記録及びポータルサイトに掲載している事業報告書等を確認したところ、他の法人においても、非公開とすべき個人の住所について、誤って公開していたことが判明した。
※令和2年の特定非営利活動促進法の改正に伴い、令和3年6月9日以降、閲覧・公表の対象から個人の住所を除外することとされている。
2 漏えいのあった個人情報（58法人・387名）
（1）閲覧に供したもの
事業報告書等に記載された役員等の住所
法人数 | 対象者数 | 発生日 | 発覚日 |
58法人 | 387名 | 令和3年8月25日から令和6年4月5日 | 令和6年4月5日から令和6年4月8日 |
（2）ポータルサイトに掲載したもの
平成30年度、31年度及び令和2年度事業報告書等における財産目録に記載された法人理事長の住所
法人数 | 対象者数 | 誤掲載期間 | 発覚日 |
1法人 | 1名 | 令和3年6月9日から令和6年4月7日 | 令和6年4月7日 |
※（1）で漏えいした個人情報と重複
3 発生原因
閲覧用書類の作成やポータルサイトへの掲載について、担当者のみで行っていたため、チェック体制が不十分であった。
4 県の対応
（1）個人情報が流出したNPO法人等への対応
○4月11日（木曜日）までに全58法人に電話連絡を行い、52法人に謝罪し、事態の概要等を説明した。
○連絡が取れなかった法人及び個人情報が漏えいした本人には、今後、文書により謝罪し、事態の概要等を通知する。
○ポータルサイトに誤掲載していた文書は、事案が判明した4月7日（日曜日）に掲載を取り下げ、後日、個人情報を除いて再度掲載した。
（2）再発防止の措置
○閲覧に供する全法人の関係書類を再確認し、非公開とすべき事項が閲覧できないよう措置を講ずる。
○閲覧用書類の作成やポータルサイトへの掲載について、複数職員で確認を行うなど、事務処理手順を見直し、チェック体制を強化・徹底する。