まちづくり局交通政策室では、ペーパレス化や過去の申請資料の検索を迅速化するため、過年度（平成５年度、平成１７年度～平成２８年度）に申請された駐車施設附置届出書等（紙資料）１，６６０件（同一の者からの申請を除くと６６４件）をスキャンしてハードディスクに保存するとともにバックアップのためUSB メモリに一時的に保存しておりました。
令和６年５月１６日（木）、担当職員がスキャンしたデータを保存するため、交通政策室内（本庁舎内執務室）の保管場所を確認したところ、USB メモリが保管されておらず、捜索の結果、USB メモリ２個（USB メモリ①、USB メモリ②）の所在不明が判明し、現時点においても発見にいたっておりませんので、お知らせいたします。
なお、現時点では個人情報の漏えいは確認されておりません。
また、USB メモリに保存しているデータはバックアップ用であるため、業務への支障はない見込みです。
１ 所在不明の USB メモリに含まれる個人情報
USB メモリ①に保存しているもの：申請総数１，６６０件（同一の者からの申請を除くと６６４件）
個人による申請件数：１４３件
- 駐車施設附置（変更）届出書に記載の申請者情報（氏名、住所、電話番号）は、３４件
- 総合調整条例の事業概要書及び協議書に記載の申請者情報（氏名、住所、電話番号）は、１００件
- 大規模小売店舗立地法の規定による届出に記載の申請者情報（氏名、住所、電話番号）は、９件
- なお、上記のうち、同一個人の申請（変更）による重複を除いた件数は、１２８件
法人による申請件数：１，５１７件
- 駐車施設附置（変更）届出書に記載の申請者情報（法人の代表者の氏名等）は、１，１１１件
- 総合調整条例の事業概要書及び協議書に記載の申請者情報（法人の代表者の氏名等）は、３２６件
- 大規模小売店舗立地法の規定による届出に記載の申請者情報（法人の代表者の氏名等）は、８０件
- なお、上記のうち、同一法人の申請（変更）による重複等を除いた件数は、５３６件
※上記全て、届出書等をスキャンした「画像ファイル」として保存
USB メモリ②は庁舎移転時のデータ転送用で使用していたため、保存しているデータはありません
２ 経 過
３月 ７日（木）
担当者が USB メモリ①にスキャンデータを保存（最終使用日）
５月１６日（木）
１５時半頃、USB メモリ①の所在不明を覚知したことから担当者が上司へ報告し、交通政策室内での捜索に着手
また、当室所管の USB 台帳と現物を突合したところ、新たに USB メモリ②が所在不明であることが判明し、合わせて捜索に着手
５月１７日（金）
引き続き所在不明の USB メモリ①②の捜索を継続
～５月２４日（金）
また、令和６年４月１日付けで当室から他部署へ異動した職員を含め、当室所属の全職員（３０名）に対し聞き取り調査を実施。USB メモリ②については、最終使用者から、１月２３日に使用後、データを削除して保管場所へ戻したことを確認
職員への聞き取りの結果、所在不明となっている USB メモリ①②の外部への持ち出しは確認されていない。
５月２７日（月）
対象となる申請者へ今回の事案とお詫びを記載した通知を発送
３ 原 因
上記１に記載の情報のバックアップを目的に一時的に USB メモリにデータを保存していたが、USB メモリの利用記録を作成し、貸出返却を確実に行う管理を不注意により怠ったため所在不明となったもの。
４ 今後の対応
当該 USB メモリの捜索を継続します。
また、まちづくり局内各所属で所有する USB メモリを原則廃止し、局の総務部門での一括管理とするなど、取扱いについて全面的に見直すとともに、改めて、職員に対して、情報セキュリティの重要性について十分理解させるための研修等を実施するなど、再発防止に向け、個人情報を含むデータの取扱に関する規則等を徹底するよう改めて指導してまいります。
対象となる申請者の方にはお詫び文などにより今回の事案のお知らせと謝罪をしてまいります。