毎々格別のご高配を賜りありがとうございます。
このたび、当機構事務局員の不注意により、当機構の主催する建築物石綿含有建材調査者講習にお申込みいただいたお客様の個人情報を電子メールで流出させる事態を生じさせてしまいました。関係者の皆様には、多大なるご迷惑とご心配をお掛けすることになりましたこと、深くお詫び申し上げます。
当機構として、このような事態を招いたことを重く受け止め、個人情報の取り扱い及び情報セキュリティに関する社内教育ならびに管理体制の強化に取り組み、再発防止に努めてまいりますので、平にご容赦賜りますようお願い申し上げます。
１．個人情報流出の経緯
8 月 18 日（金）午後 ３時 15 分、当機構の事務局員が当機構の主催する一般建築物石綿含有建材調査者講習にお申込みいただいたお客様のうち 73 名の方に向け受講資格審査完了のお知らせをメールにて配信しました。その際、メール配信システムの操作を誤り、配信先のお客様全員の個人情報が記載されたファイルを添付してしまいました。
操作ミスの直接的な原因は、メール配信システム上で配信先を選択するボタンと添付ファイルを選択するボタンを誤認したことによるものですが、配信担当者の操作のみで配信が行える体制にも問題がありました。
お客様からご指摘をいただき、当機構においても個人情報の流出を把握したため、午後４時 20 分に、配信先のお客様全員に、本件に関するお詫び並びに当該メールの削除を依頼するメールを送付するとともに、電話によるお詫びと当該メールの削除の依頼を行いました。
２．流出した個人情報
当機構の主催する一般建築物石綿含有建材調査者講習にお申込みをいただいたお客様のうち、73 名の個人情報を含むエクセルファイル。
（当該エクセルファイルに含まれていた情報：氏名、Email アドレス、受講会場、受講者ＩＤ）
３. 本件を受けての今後の改善策について
当機構では、本件発生の経緯を確認後、個人情報保護委員会に本件の報告を行いました。
また、過去に類似の事例があった中で本件の発生を防げなかったことを管理体制の不備による重大な問題ととらえ、今後の個人情報の取扱体制改善のために、以下の対策を実行します。
・外部指導機関の指導の下、個人情報保護方針の見直しを行い事務局員全員に周知徹底します。
・メール配信権限をシステム上で制限し、作成担当者、確認担当者、送信担当者の3段階の確認を経ない場合には配信が行われないようにします。
・個人情報保護に関する臨時の社内教育を行います。