概要
市が支援・協力している市内大戸地区の地域運営組織「大戸まちづくり協議会」が主催するイベント「まるごと健康ウィーク！！inおおとvol.2」において、市職員がオンラインの申込フォームの設定を誤り、イベント申込者8名の個人情報が、一定期間公開されていた可能性があるという事案が発生しました。
関係者の方々に深くお詫びしますとともに、このようなことが起きないよう、個人情報の管理につきまして、改めて周知徹底を図ってまいります。
不適切な取扱いの内容
令和6年2月28日から3月7日までの期間に、イベントのオンライン申込フォームのアクセス制限の設定を誤って共有設定に変更してしまったため、それ以前に申し込みをいただいていた8名の方の個人情報（1月申込4名の住所、氏名、電話番号及びメールアドレスと、3月7日申込の１組4名の氏名、電話番号）が新たに申込しようと申込フォームにアクセスした方に閲覧可能な状態になっていたものです。
発生原因
今回の不適切な個人情報の取扱が発生した原因は、イベント周知用のチラシに記載したQRコードを誤って管理者用URLから作成してしまったこと、さらに、その後、誤ってアクセス制限を誰でも編集・閲覧可能な共有設定に変更してしまったことという2つのミスが重なったことによるものです。これにより、アクセス制限設定前は、管理者用URLから作成した二次元コードでアクセスしても個人情報を閲覧することはできませんでしたが、その後の誤ったアクセス制限設定後は、申込フォームにアクセスした方がすでに申し込まれていた個人情報を閲覧可能となってしまったものです。
対応状況
令和6年3月8日、外部関係者からの情報提供により申込フォームが編集可能となっていることを把握。情報漏えいの可能性もあることから、直ちに申込フォームを閉鎖し情報拡散を防ぐ処置を行い、事実確認と原因究明を行いました。事実確認の結果、少なくとも3月7日に申し込みを行おうとした1名の方が、先に申込されていた4名の方の個人情報を閲覧できたことを確認したところです。
また、申込内容が閲覧可能となってしまった方々への対応については、3月14日から15日までに事前に概要の連絡を行った上で、イベント当日の3月16日に直接お会いして事案の内容や原因など詳細説明と謝罪を行ったところです。
今後の対応
今後、このようなことを繰り返さないよう、オンライン申込フォームについて、より安全性の高いものに変更するとともに、情報セキュリティに関する職員の研修を行ってまいります。さらに、複数の職員で事前に確認を行うなど、チェック体制の充実を図ってまいります。
なお、職員に対して、個人情報の管理について、改めて周知徹底を図ってまいります。