このたび、Googleフォームの設定ミスによる個人情報の流出が判明いたしました。
該当する方々、関係者のみなさまに、ご迷惑、ご心配をおかけしましたことを深くお詫び申しあげます。このような事態を招いたことを重く受け止め、今後、個人情報の取り扱いには厳重に注意し、再発防止に努めてまいります。
なお、本日までに、この個人情報の流出による被害の報告はありません。
１．事案の内容
令和6年（2024年）1月31日（水）から、 入学式パフォーマンスユニットKINDAI WELCOMES新入生メンバー募集の応募フォームを、近畿大学公式SNSおよび大学受験ポータルサイト「UCARO」で公開しました。2月28日（水）に、応募者から、応募済みの他者の回答内容が閲覧できる状況であるとメールで指摘を受け、確認したところ、Googleフォームの結果の概要を表示する設定をオンになった状態で公開する設定ミスにより、指摘のとおり個人情報が流出していたことが判明しました。
２．流出した情報
KINDAI WELCOMES新入生メンバーに応募した12人の氏名、入学予定の学部・学科、電話番号、メールアドレス、応募内容
３．対応
① 当該応募フォームにて回答内容を閲覧できないようすみやかに設定を変更しました。
② 対象者12人に状況を説明したうえでお詫びし、他者の個人情報を取得していた場合は削除するようお願いしました。
４．再発防止策
今後、このような事態を招くことがないよう、下記のとおり取り組んでまいります。
① Googleフォームを利用する場合は、設定について複数人でチェックを行い、登録テストを実施してから公開するように徹底する。
② 教職員の情報セキュリティ研修の受講を徹底する。