本件に関して、公民館を利用される皆様には多大なご迷惑をおかけしたことを深くお詫び申し上げます。
また、今後はこのような事態を発生させないよう、受託事業者への指導・監督を徹底し、再発防止に努めてまいります。
1 事案の概要
中央区内の公民館では、夜間及び休日の職員不在時の施設貸出業務を時間外管理業務として公益社団法人さいたま市シルバー人材センターに委託しています。令和4年10月1日から令和6年9月30日の間、鈴谷公民館において当該業務に従事していた1名（以下「委託業務従事者」という。）が、公民館登録団体から提出された「利用者登録・変更申請書」を不正に閲覧し、計8団体のシステムID・パスワードを不正に取得しました。
委託業務従事者は退任後の令和6年10月以降に、不正に取得したシステムID・パスワードを使用して鈴谷公民館多目的ホールの抽選予約に申込み、当選後に予約を取り消して空きとなったところを速やかに自らの団体で予約するという手法により、令和7年4月から令和8年1月利用分まで計15件の予約をしていました。
2 発覚した経緯
令和7年4月24日に、本市デジタル改革推進部へ身に覚えのない抽選予約申し込みや予約取り消し操作が行われていることを1団体が申し出たことから、同部によるシステムへのアクセス記録調査や現地調査等を行った結果を踏まえ、令和7年12月15日に委託業務従事者本人から証言を得たことにより発覚しました。
3 被害の状況（令和8年1月23日時点で把握できたもの）
システムID・パスワードを不正取得された鈴谷公民館登録団体：8団体（うち不正使用された団体：4団体）
上記ID・パスワードを不正使用して公民館施設を予約された件数：15件
4 原因
時間外管理業務には、公民館利用団体からの「利用者登録・変更申請書」の受理や、職員による承認手続後にシステムから発行される「利用者登録カード」を団体へ交付することが含まれており、開館時間内にいつでも交付できるようにするため、申請書類とセットにして利用者登録カードを事務室内のレターケースに保管していました。
利用者登録カードのIDと申請書に記載されているパスワードを同時に確認することができる状態になっていたことが原因です。
5 今後の対応
本事案が発覚後に不正アクセス行為の禁止等に関する法律に違反するものとして浦和西警察署に相談しており、今後の警察当局による捜査に向けて相談を継続してまいります。また、受託事業者である公益社団法人さいたま市シルバー人材センターに対しては、財政局契約管理部が令和8年1月23日から令和8年2月22日までの1か月間の入札参加停止措置を講じています。
6 再発防止策
受託事業者へ守秘義務の遵守について指導・監督を徹底してまいります。また、利用者登録カードと申請書類をセットにして保管していた文書管理を改め、パスワードを記載してある申請書類はファイリングキャビネットに分離して保管することで、IDとパスワードを同時に確認できないようにしてまいります。