日頃より桐蔭横浜大学の活動に対しご理解ご協力を賜り、誠にありがとうございます。
このたび、弊学から送信したメールにおいて、誤った宛先設定（BccではなくTo）により、第３回桐蔭スポーツチャレンジ教室申込者様のメールアドレスが他の受信者に閲覧できる状態となる事態が発生いたしました。
皆さまの大切な個人情報を取り扱う大学として、このような事態を招いてしまったことを、心より深くお詫び申し上げます。
■ 発生した事象
2025年11月25日、第３回桐蔭スポーツチャレンジ教室申込者様へのアンケートご案内メール送信時、２度にわたり、本来「Bcc」で送るべきところ、誤って「To」で送信してしまいました。
これにより、申込者の皆さまのメールアドレスが互いに閲覧可能な状態となりました。
■ 流出した可能性のある情報
・メールアドレス（最大151件）
※その他の個人情報（住所、電話番号など）が漏洩した事実はありません。
■ 原因について
本件は、担当者による宛先設定ミスに加え、最終確認工程を組織として徹底できていなかったことが直接の原因です。
弊学での情報管理体制が未熟であったことを痛感しております。
■ 再発防止策
今回の再発を踏まえ、単なる運用ルールの徹底ではなく、システム・組織・体制のすべてを抜本的に見直す再発防止策を実施します。
・重要メール送信時の「複数名チェック体制」を義務化
・情報管理専任担当の配置と責任区分の明確化
・全スタッフを対象とした個人情報保護研修の強化・定期化
・業務フローの抜本的な見直し
大学として二度と同様の過ちを繰り返さぬよう、全力で改善に取り組みます。
■ 参加者の皆さまへのお願い
今回閲覧できた可能性のあるメールアドレスを、第三者へ提供・転載・転送などされませんよう、何卒ご協力をお願い申し上げます。