このたび、2024年度オープンキャンパスへ参加申込みをされた方の個人情報が、本学HPの申込画面（以下「申込みフォーム」）上で、申込後において閲覧できる状態にあったことが判明しました。
参加申込みをされた皆様に、多大なるご迷惑をおかけする事態になりましたことを心よりお詫び申し上げますとともに、申込みフォームを一時的に閉鎖したことから、オープンキャンパスに関心をお寄せいただいた多くの皆様に、ご不便やご心配をおかけしましたことを深くお詫び申し上げます。
また、このことを受け、ご迷惑をおかけした皆様へ、ご報告とお詫びをメール送信する際に、23名の方のメールアドレスを漏えいすることとなり、重ねてお詫び申し上げます。
本学としては、このような事態を招いたことを重く受け止め、個人情報の適正な取扱いをいっそう徹底するとともに、再発防止に努めてまいります。
概要
本学オープンキャンパスの参加者を申込みフォームより募集しておりましたが、参加申込者が他の申込者の情報を閲覧できる状態になっておりました。
事案発覚後、直ちに申込フォームを閉鎖しました。
なお、事案が発覚した21日夕刻には、参加申し込み者が他の申込者の情報を閲覧できない状態であることの動作確認を経て、受付を再開しております。
現時点において、このことによる被害の発生は確認できておりません。
閲覧できた可能性がある個人情報
該当される方
6月21日 午前10時40分までに参加申込された方（320名）
※申込後にリンク先に表示されて閲覧可能となるのは、最大100名分
閲覧可能期間
2024年6月20日（木）正午～2024年6月21日（金）午前10時40分頃
個人情報の内容
お名前、フリガナ、電話番号、高校名
なお、それぞれの内容は紐づけされておりません。
原因
申込みフォーム（Googleフォーム）の設定ミスにより、申込完了後に表示される「前の回答を表示」というリンクをクリックすると、他の申込者の情報の一部を閲覧できる状態となっておりました。
現在は、設定の変更によりこのリンクの表示は消えております。
メールアドレス漏えいの経緯と原因
以上の事案に関し、ご報告とお詫びを320名の皆様へメール送信しましたが、1回目に送信できなかった23名の方に再送信する際、日頃から使用しているアカウントの自動B㏄機能が適用されると勘違いして、宛先欄に23名のメールアドレスを設定したため。
再発防止策
このような事態を招いたことを重く受け止め、事務処理における複数チェックなどチェック体制の強化を図るとともに、個人情報の適正な取扱いをいっそう徹底してまいります。