この度、講演会「AI時代の人間の創造性、想像力」の申込フォームにおいて、設定に不備があり、申込者の個人情報が一時的に第三者から閲覧できる状態となっておりました。
関係者の皆様に、多大なご迷惑をおかけしましたことを深くお詫び申し上げます。
1．概要
閲覧された可能性がある申込者の件数：197件
期間：2024年5月24日（金）12時30分～6月13日（木）16時40分
閲覧可能であった個人情報、申込内容：
(1)メールアドレス
(2)お名前
(3)ご所属（学校名・お勤め先等）
(4)ご所属の都道府県
(5)属性（学生、教員、大学関係者等）
(6)教員・保護者の別
(7)当日、撮影・録画・録音を行わないことの承諾欄
(8)本講演会をどのようにお知りになりましたか？
(9)講師に質問があればお書きください
(10)参加に関するお問い合わせ運営・ご参加に関するご質問・ご要望等
(11)次回以降のイベントのお知らせをお送りしてもよろしいでしょうか？
2．原因
Google Formsにてフォーム作成時に、「共同編集者を追加」の設定にて、「一般的なアクセス」の項目を「リンクを知っている全員」にしていました。
結果、該当のフォームにて閲覧・回答を行ったユーザが、自身のGoogleアカウントのGoogleアプリからフォームに移動した際に、「最近使用したフォーム」の欄に回答したフォームが表示され、そこから申込者の情報が閲覧可能な画面に遷移が可能となっておりました。
3．現在の状況
6月13日（木）16時40分に、該当フォームの設定を修正し、申込者の情報へアクセスできない状態であることを確認いたしました。
197名の皆様には、6月18日に事態のご説明とお詫びの連絡を行いました。
また、学内に対してフォーム利用時の注意喚起を実施いたしました。
4．今後の対応
今後はこのような事態を起こさないよう、フォーム公開時のマニュアルの整備および周知徹底をはかり、再発防止に努めてまいります。