豊田市から送信したメールの受信者のメールアドレスが流出した件（令和5年4月4日報道発表済み）について、本市において調査したところ、以下のとおり判明しました。
発生期間
令和5年4月1日（土曜日）午後6時9分～4日（火曜日）午後4時56分
※この間、「強制BCCシステム」が停止していた
流出したメールアドレス
652件（対象となるメール24通に含まれるメールアドレスの合計）
※個人情報に該当しないメールアドレス（当該メールに含まれる情報だけでは個人を特定するに至らないもの）を含む
原因（既報）
システム提供元のひまわりネットワーク株式会社が「強制BCCシステム」の稼働に必要なソフトウェアライセンスの更新作業を怠ったため、一時的に「強制BCCシステム」が作動しない状況となっていた。
判明後の対応
令和5年4月5日（水曜日）、流出したメールアドレスの対象者全員に、本件に関するお詫びと事情説明、当該メールの削除を依頼する旨のメールを順次個別に送信しているところ。
再発防止策
- 市からシステム提供元の事業者に、ライセンス有効期限の管理及び更新手続きを徹底するよう指導（4月5日実施済み）
- 同事業者において、「強制BCCシステム」のソフトウェアライセンスの有効期限が近づいたことを社内メール上で知らせるアラート機能を導入予定
- 情報システム課及び事業者において日々の業務開始前に「強制BCCシステム」の稼働状況を双方で確認する
- 市の職員に対し、「強制BCCシステム」の稼働状況にかかわらず、複数人宛に同時にメールを送信する際は「宛先（To）」や「CC」にアドレスを入力せず、「BCC」に入力するよう、研修等を実施し、徹底させる