令和7年3月21日(金)、NHK考査室において、新年度から新たに放送番組モニターになる642 人に対し、モニターシステムを使う上で必要となる※個人情報が記載された PDF ファイルをメールで送信した際、このうち140人には正常に送信されたものの、502 人に対しては本人ではない別のモニター1人の個人情報が記載された PDF ファイルを誤って送信していたことが判明しました。
※個人情報(①氏名②メールアドレス③モニター番号④モニターが使用する専用システムのログイン ID、⑤初期パスワード)
メール送信にあたっては、モニターの情報を管理するシステムで、上記のPDFファイルを自動作成し、メール本文に自動添付する方法で行いましたが、当該システムの不具合により、PDF ファイルが本来送られるべきではない別のモニターの方に送信されていました。なお、モニター以外の方への誤送信はありませんでした。
同日、誤送信してしまった可能性のあるモニターのみなさまにお詫びするとともに、PDFE ファイルが添付されたメールの削除をお願いしました。 その後、実際に削除が行われたことの確認を進めていて、これまでに二次被害は確認されていません。
誤送信の原因が判明し、システムの不具合が改善するまでの間、当該システムから個人情報を記した PDF ファイルを添付したメールの送信を停止し、必要に応じて郵送など別の手段を使用します。