この度、本学自然系研究科等学務課において、学習管理システムの教職員専用のページに誤って学生を参加者として登録したことにより、当該ページに保存していた学生の個人情報が他の学生から閲覧可能となる事案が発生したので、以下のとおり公表します。
ここに謹んで深くお詫び申し上げるとともに、本事案が発生したことを本学として厳粛に受け止め、今後、個人情報の厳正な管理のさらなる徹底を大学全体で取り組み、再発防止に努めてまいります。
１．経緯
工学部及び工学系大学院の教職員に必要な学生情報を共有するために作成した学習管理システムのページに、６月２７日に職員が誤って工学部学生を参加者として登録したことにより、工学部学生名簿及び工学系の大学院生の学生名簿が、登録された学生から閲覧可能な状況となっていたことが、７月４日、登録された学生からの通報により判明しました。
なお学生名簿ファイルにはパスワード設定がなされていましたが、そのパスワードを、同ページ内の、参加者がアクセス可能な場所に記載していたため、ファイルを開封できる状況にありました。
２．学生名簿に含まれる個人情報
工学部学生名簿：所属、学生番号、氏名、性別、年次、学籍状態区分、出入学日付、住所、電話番号、メールアドレス、本籍（都道府県）、国籍、留学生区分、緊急連絡先情報、入学区分、出身校情報、カリキュラム年度、出学情報、転籍前学生番号
工学系大学院学生名簿：学生等区分、入学区分、所属、学生身分、学生番号、氏名、生年月日、入学日付、卒業予定日、年次、学籍状態区分、メールアドレス、国籍、留学生情報、社会人区分、フェローシップ情報
３．現在までの対応
事実判明後直ちに学生の登録を削除するとともに、当該ファイルへのアクセス状況を確認したところ、当該ページへアクセスした学生が３９名おり、そのうち４名が、当該ファイルを開封していることを確認しました。アクセスした学生に対しては面談等を行い、その使用機器からファイルが完全に削除されていること、また、他へ転送等を行っていないことを確認しました。また、ファイルを開封した学生に対しては、上記と併せて、開封し閲覧した個人情報の内容を他に伝えていないことを確認しました。
現在のところ当該情報の拡散及び不正使用は確認されておりません。
また、関係する学生には、本事案について報告及び謝罪を行っております。
４．再発防止について
本事案の発生原因は、学習管理システムの操作ミス及び個人情報の取扱いが不適切であったことによります。再発防止のため、今後は、システムの操作手順及びパスワード伝達方法の再確認を行い、また、改めて個人情報を含む学生情報の取扱いを徹底し、個人情報の適切な管理に一層努めてまいります。