令和5年5月25日（木）9時5分、秩父市移住相談センターから「秩父ファンクラブ」の全会員あてにメールを一斉送信した際に、送信先に当該メールを受信された皆様すべてのメールアドレスが表示されるという事態が発生しました。
「秩父ファンクラブ」会員の個人情報を流出させる事態を引き起こし、会員の皆様に多大なるご迷惑・ご心配をおかけしましたことを心よりお詫び申し上げるとともに、その内容につきまして以下のとおりご報告させていただきます。
【経緯】
令和5年5月25日（木）9時5分に、秩父市移住相談センターから「秩父ファンクラブ」会員あてに送信したメール『「【重要】秩父ファンクラブ利用規約制定のご案内」について』を一斉送信した際（送信件数：395件）に、送信先に当該メールを受信された皆様すべてのメールアドレスが表示されるという事態が発生いたしました。
【原因】
複数の会員にメールを一斉送信する際には、本来「BCC」として、送信対象者のメールアドレスを非表示にしたうえで送信するところ、人為的なミスおよびチェック体制の不備により、「宛先」欄に表示したままで送信してしまい、本件が発生いたしました。
【対応と誤送信による被害】
全会員あてに同日9時45分、メール件名『【お詫び】2023年5月25日 9時5分送信分「【重要】秩父ファンクラブ利用規約制定のご案内」について』にて、本件についてのおわびと、当該メールを削除していただくようお願いをしております。
現時点では、被害などの情報は入っておりません。
被害状況につきましては、引き続き調査を進め、対応を進めてまいりたいと考えております。
【再発防止策】
本件につきましては、人為的なミス、チェック体制の不備が原因であるため、秩父市移住相談センター職員はもとより、秩父市全職員に対し、個人情報の保護を再啓発するとともに、情報セキュリティー研修・教育を徹底してまいります。また、メール発信については、複数職員による確認体制を構築するとともに、誤送信防止ソフトの導入等も視野に入れ対策を行います。
二度とこのような間違いが起こらぬよう全力で取り組んでまいります。
本件において関係者の皆様には多大なご迷惑とご心配をおかけしましたことを心よりお詫び申し上げます。